Bạn đang muốn viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh mà chưa biết bắt đầu từ đâu? Không biết viết như thế nào để thể hiện sự hối lỗi một cách sâu sắc nhất? Đừng quá lo lắng bài viết này sẽ chia sẻ những tips dành cho bạn.
1. Khi nào thì nên viết thư xin lỗi?
Thư xin lỗi là một trong những dạng thư phổ biến nhất được sử dụng trong cuộc sống hàng ngày. Và trong nhiều trường hợp mà người ta sử dụng viết thư xin lỗi, vài trường hợp bạn có thể tham khảo:
- Xin lỗi vì sai sót trong khi làm dịch vụ: cung cấp thông tin sai, nhầm lẫn; giao hàng lỗi, hỏng,…
Thay vì nói trực tiếp, nhiều trường hợp phải sử dụng thư xin lỗi mới đạt hiệu quả tối ưu
- Xin lỗi vì sự chậm trễ trong làm việc, trễ deadline, chậm thanh toán,…
- Xin lỗi vì làm hư hại tài sản cá nhân của người khác
Những trường hợp như trên đây nên viết thư, còn trong những trường hợp sự việc nhỏ hơn ví dụ trễ hẹn thì nên nói xin lỗi trực tiếp.
2. Hướng dẫn viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh đơn giản hiệu quả nhất
Cấu trúc của lá thư xin lỗi bằng tiếng Anh cũng giống như cấu trúc của một lá thư thông thường, gồm 3 phần chính: chào hỏi và mở đầu, thân thư và kết thư. Tùy theo nội dung cũng như đối tượng được nhận mà người viết có thể lược bỏ đi vài phần. Tuy nhiên, về cơ bản, một lá thư xin lỗi sẽ có đầy đủ các phần sau:
Một lá thư xin lỗi hoàn chỉnh cần những gợi ý dưới đây
2.1 Phần chào hỏi
Chào hỏi và mở đầu là phần không thể thiếu trong một lá thư thông thường. Trong thư xin lỗi bằng tiếng Anh cũng vậy. Các phần không thể thiếu trong phần chào hỏi này là: địa chỉ, lời chào.
Địa chỉ người gửi sẽ được ghi ở góc phải trang thư, người nhận sẽ được viết ở góc trái.
Dưới địa chỉ bức thư sẽ là phần lời chào. Nếu bạn viết thư cho người đã quen, biết tên thì có thể viết Dear + tên, Còn nếu không biết tên người nhận thì bạn hãy viết Dear sir/ madam, để thể hiện sự trang trọng.
Mở đầu thư tuỳ từng nội dung thư xin lỗi mà nên tách biệt ra trong phần đầu của lá thư. Trong cách viết thư xin lỗi tiếng Anh chuẩn, phần đầu của lá thư nên có phần lí do viết thư.
Ví dụ, bạn có thể viết I would like to write you this letter to apologize for what I have done (Tôi muốn viết cho bạn lá thư này để xin lỗi bạn vì những gì tôi đã làm), I apologize for Ving (Tôi thành thật xin lỗi vì) hoặc Please accept my apology (Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi của tôi).
2.2 Phần thân lá thư
Phần quan trọng nhất trong 1 lá thư chính là phần thân hay được biết đến là phần nội dung của lá thư. Phần này trình bày nội dung các ý xoay quanh vấn đề bạn muốn xin lỗi, thể hiện sự ăn năn cả mình về sự việc gì đã xảy ra, đưa ra quan điểm cũng như suy nghĩ của bản thân và cách khắc phục lỗi lầm.
Phần thân của lá thư chính là nội dung quan trọng nhất, được đầu tư kỹ lưỡng nhất
2.2.1 Trình bày nguyên nhân sự việc, tại sao phải xin lỗi
Ý đầu tiên, bạn nên trình bày sự việc đã xảy ra như thế nào. Tại sao phải xin lỗi. Trong phần này, bạn hãy cố gắng kể các chi tiết càng rõ ràng, càng chi tiết càng tốt càng tốt. Nó sẽ giúp người đọc cảm thấy sự hối lỗi cũng như sự thành khẩn của bạn.
Sorry là từ xin lỗi bằng tiếng Anh quen thuộc nhất đúng không? Tuy nhiên, trong lá thư xin lỗi bạn có thể sử dụng nhiều câu để thể hiện lỗi lầm như:
- I’m sorry about the… (Tôi xin lỗi về)
- What I did last weekend is shameful… (Những gì tôi đã làm vào cuối tuần trước thật đáng hổ thẹn)
2.2.2 Thể hiện sự tiếc nuối của bản thân về sự việc xảy ra
Người viết nên đưa ra lời bày tỏ sự nuối tiếc về sai sót mà mình đã gây ra với một vài mẫu câu thông dụng bạn có thể sử dụng như:
- This is really a terrible… (Đây thực sự là một điều tồi tệ)
- I sincerely apologize (Tôi chân thành xin lỗi)
- I'm so sorry for your bad experience (Tôi vô cùng xin lỗi về trải nghiệm không tốt của bạn).
Bên cạnh thể hiện sự tiếc nuối của bản thân, bạn cũng nên dùng vài từ cảm ơn vì đã báo cho bạn biết rắc rối đã xảy ra.
2.2.3 Bày tỏ quan điểm của bản thân
Phần bày tỏ quan điểm của bản thân là phần không bắt buộc trong lá thư. Tuy nhiên, nếu thấy thích hợp, hãy viết 1 câu bày tỏ sự thông cảm với người nhận thư như:
- I can see this disappointing, you have every right to be upset (Tôi thấy điều này thật đáng thất vọng, bạn có quyền được buồn bã.)
- You can understand I didn't do it on purpose (Bạn có thể hiểu tôi không cố ý làm điều đó)
2.3 Biện pháp khắc phục nào sẽ được thực hiện
Sẽ vô cùng hoan nghênh và “được lòng người nhận” hơn nếu bạn đề xuất giải pháp để khắc phục sự cố. Sau những ý dãi bày trên, người nhận luôn mong muốn nhận được cách khắc phục thoả đáng.
Bạn có thể đề nghị những cách để sửa lỗi, làm giảm bớt sự tổn hại về thể chất hay tinh thần mà bạn đã gây ra. Lỗi lầm của bản thân nên được khắc phục thì đây cũng là cách bạn đang chịu trách nhiệm cho chính những lỗi lầm của bạn.
.jpg)
Cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh chi tiết
Với 4 ý trên đây, chúng tôi nghĩ là đã cực kì đủ để có một phần body của lá thư vừa đủ ý, vừa đủ nội dung lại thể hiện được sự chân thành của bản thân dành cho người nhận.
2.4 Phần kết thư
Một lời hứa trong phần kết và đảm bảo lỗi này sẽ không lặp lại lần 2 sẽ cực kì phù hợp cho một lá thư xin lỗi bằng tiếng Anh chứ? Sau đó thì ký tên và để lại một vài thông tin liên lạc (nếu cần) bạn nhé!
3. Tips viết email xin lỗi bằng tiếng Anh tham khảo
Email xin lỗi bằng tiếng Anh cũng giống như cấu trúc của lá thư xin lỗi bằng tiếng Anh thông thường. Tuy nhiên, sử dụng email xin lỗi lại thường được dùng trong kinh doanh thể hiện sai lầm khiến khách hàng hay đối tác không hài lòng một cách chân thành.
Email xin lỗi bằng tiếng Anh thường được sử dụng rất nhiều hiện nay
Tuy nhiên, trong email xin lỗi gửi đến khách hàng cần lưu ý một vài điều như:
- Đầu tiên là sử dụng từ ngữ trang trọng phù hợp
- Đừng viết ngắn quá bởi sẽ làm cho người nhận cảm thấy không chân thành
- Nhận trách nhiệm về bản thân, đừng đổ lỗi cho ai
Với email thì không có cách viết email xin lỗi bằng tiếng Anh nào cụ thể cho bạn. Bởi tuỳ từng đối tượng lại có những lý do và mục đích viết khác nhau. Tuy nhiên, chỉ cần lưu ý 3 điều này thì chắc chắn email xin lỗi bằng tiếng Anh của bạn sẽ được người nhận hài lòng.
4. Những điều không nên viết trong thư xin lỗi
Đừng tìm cách đổ lỗi cho bất cứ điều gì, kiểu như i'm sorry, but I still think I was right (Tôi xin lỗi, nhưng tôi vẫn nghĩ rằng tôi đã đúng). Bởi sau câu này, người nhận sẽ không thấy được sự chân thành cũng như thấy được sự cố chấp của bản thân.
Toàn bộ lá thư nên sử dụng lời xin lỗi ngắn gọn, đừng lặp đi lặp lại theo nhiều cách khác nhau.
Người tinh tế và khéo léo trong xử lý tình huống là người biết bày tỏ sự tiếc nuối, cảm thông với người nhận nhưng khéo léo từ chối trách nhiệm không do mình gây ra.
5. Lời kết
Một bức thư xin lỗi bằng tiếng Anh chỉn chu sẽ làm hài lòng cả người viết và người nhận thư. Cách viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh đã được giới thiệu trên đây khá đơn giản phải không? Hãy để lại bình luận cho chúng tôi được biết nhé.
