Viết email bằng tiếng Anh gửi cho bạn chưa bao giờ là dễ dàng đến thế bởi có những mẫu câu, template dễ nhớ lại vô cùng đơn giản. Nếu bạn còn chưa biết bắt đầu thì đâu thì đừng bỏ qua bài viết hướng dẫn này của chúng tôi.
.jpg)
Với mỗi dạng email lại có những cách viết, cách dùng từ khác nhau
Để có thể biết chi tiết hơn viết email bằng tiếng Anh gửi cho bạn cần viết như thế nào, thì đừng bỏ qua những gợi ý ngay dưới đây nhé.
1. Bố cục bài email bằng tiếng Anh gửi cho bạn
Bố cục bài viết thư bằng tiếng Anh gửi cho bạn cũng giống như bố cục của bài viết thư thông thường bằng tiếng Anh, gồm có 3 phần cơ bản:
1.1 Phần 1: Chào hỏi (Lời chào, giới thiệu chủ đề cần nói)
Chào hỏi
Thông thường phần chào hỏi sẽ có cấu trúc như:
- Người nhận cần trang trọng lịch sự, dùng: Dear + danh xưng + họ
Ví dụ: Dear Mr/ Mrs/ Ms Hoang
Email đang là phương tiện cho phép kết nối, tương tác phổ biến trên thế giới hiện nay
- Người nhận trong mối quan hệ gần gũi, thân quen: Dear/ Hi + tên,
Ví dụ: Dear/ Hi Jenny,
- Người nhận thư nếu chưa biết thông tin nhiều hoặc cần trang trọng hơn thì dùng, Dear Sir/ Madam,
Giới thiệu bản thân
Trong phần giới thiệu bản thân thường có nhiều cách để giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh, tùy thuộc vào mức độ thân thiết, gần gũi và cá tính riêng của từng người mà giới thiệu theo các cách khác nhau.
Bạn có thể tham khảo một vài cấu trúc như: My name is + tên. We met at + thời gian, địa điểm (Tên mình là… Chúng ta đã gặp nhau ở…). Ngoài ra, nếu thân thiết bạn có thể hỏi thăm sức khỏe của người bạn của mình nữa nhé.
1.2 Phần 2: Phần thân
Lý do viết thư
Trong phần này, bạn có thể sử dụng cấu trúc: I am writing to +… (Tôi viết thư này để) để nói về lý do viết thư gửi cho bạn.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng cấu trúc như:
- I am writing to ask for the information about… (Tôi viết thư này để yêu cầu bạn cung cấp thông tin về…)
- We’re writing to inform you that/ to confirm/ to request/ to enquire about/ to complain/ explain/ apologize… (Chúng tôi viết thư này cho bạn để thông báo cho bạn để xác nhận yêu cầu/ khiếu nại/ giải thích/ xin lỗi về…
Nếu muốn viết email bằng tiếng Anh gửi cho bạn thì chỉ nên sử dụng những cấu trên đây. Dễ hiểu, dễ nhớ mà rất chuẩn, bạn hãy tham khảo.
Nội dung chính của lá thư
Với lá thư gửi cho bạn, nội dung phần này thường có nhiều dạng.
Cũng giống một lá thư thông thường, phần thân luôn là phần cốt lõi, quan trọng nhất
Có thể là dạng thông báo, yêu cầu, khiếu nại… mỗi dạng lại có một kiểu mẫu câu viết email khác nhau. Chia làm 3 dạng khác nhau cho bạn dễ tiếp nhận:
Dạng yêu cầu:
Nếu viết yêu cầu gửi cho bạn, bạn có thể sử dụng một vài mẫu câu mẫu như:
- I would like to ask your help… (Tôi muốn nhờ bạn giúp đỡ về…)
- I would be interested in… (Tôi quan tâm đến vấn đề…)
- I would particularly like to know… (Tôi đặc biệt muốn biết về…)
- I would be grateful… (Tôi rất biết ơn…)
Dạng thông báo:
Trong dạng thông báo thông thường sẽ có 2 kiểu tin là tin tốt và xin xấu.
Nếu viết email kể về tin tốt bạn có thể viết:
- You will be pleased to know that… (Tôi tin bạn sẽ hài lòng…)
- I’m pleased to announce that… (Tôi vui mừng thông báo rằng…)
Nếu thông báo tin xấu, bạn có thể sử dụng cấu trúc:
- It is with great sadness that… (Vô cùng thương tiếc báo tin rằng…)
- I regret to inform you… (Tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng…)
Dạng đề cập đến những vấn đề đã trao đổi trước đó:
- As you told me… (Như bạn đã nói với tôi…)
- As you mentioned in the previous one (Như đã đề cập trước đó…)
- As you started in your letter… (Như khi bạn đã bắt đầu trong thư…)
Dạng thư phàn nàn
- I’m writing to express my dissatisfaction with… (Tôi viết thư này nhằm bày tỏ sự không hài lòng về…)
- I’m writing to complain about… (Tôi viết thư này nhằm khiếu nại về…)
Lưu ý, với phần thân của lá thư nên được trình bày theo đoạn mạch lạ, rõ ràng. Vì phần thân là phần chính của lá thư nên cần được chi tiết và rành mạch để người nhận nắm được hết nội dung.
2.3 Phần 3: Kết thư
Phần kết thư thường người gửi sẽ nhắn nhủ đến người nhận. Sau đó ký tên.
Kết thư dù gửi cho bất kỳ đối tượng nào cũng cần phải chỉn chu
Các mẫu câu tiếng Anh sử dụng để kết thúc email
- I look forward to hearing from you (Tôi rất ngóng đợi phản hồi từ bạn)
- Hope to hear from you soon. (Mong nhận được phản hồi sớm từ bạn)
Nếu bắt đầu bằng Dear Mr/ Mrs/ Ms thì kết thúc bằng Yours sincerely!
Nếu mở đầu bằng Dear Sir/ Madam thì dùng mẫu câu: Yours faithfully!
Trong trường hợp muốn gửi kèm tài liệu, bạn hãy viết vào phần cuối thư và ghi chú về số lượng tài liệu đã được gửi.
2. Một vài lưu ý khi viết email bằng tiếng Anh gửi cho bạn
Nếu muốn viết email bằng tiếng Anh phải lưu ý về địa chỉ bên trong lá thư bao gồm:
- Thông tin người viết: Địa chỉ, điện thoại, fax hoặc địa chỉ email được đặt ở đầu thư
- Ngày tháng gửi thư: Với người nước ngoài viết tháng trước ngày sau, hoặc 2 February, 2022 hoặc February 2nd, 2022.
- Cách xưng hô đầu thư, tên và địa chỉ người nhận: tên, chức danh, tên công ty, địa chỉ nhận thư.
- Không sử dụng từ viết tắt, tiếng lóng, không dùng want cho ngôi thứ nhất mà dùng would like.
- Viết ngắn gọn, xúc tích, dùng dấu câu chính xác.
3. Lời kết
Viết thư bằng tiếng Anh thì không dễ với nhiều người nhưng hy vọng với những gợi ý này sẽ giúp được tất cả mọi người có thể dễ dàng tự viết email bằng tiếng Anh gửi cho bạn của mình sao cho nội dung đầy đủ, rõ ràng mà vẫn chân thật nhất.
Tham khảo thêm: Chinh phục dạng bài viết thư cảm ơn bằng tiếng Anh trong đề thi IELTS.
